Termeni și condiții de colaborare

1.1. Prezentul document stabilește termenii și condițiile generale în care [denumire firmă de completat], denumită în continuare „Prestator”, furnizează servicii de consultanță în organizarea muncii, configurare și monitorizare a sistemelor de pontaj, gestiune a soldurilor de concediu și asistență de conformitate operațională către persoane juridice, denumite în continuare „Beneficiar”.

1.2. Încheierea contractului de prestări servicii, semnarea unei comenzi ferme sau utilizarea fluxurilor configurate de Prestator constituie acceptarea integrală și necondiționată a prezentelor clauze contractuale, cu excepția situațiilor în care părțile convin expres condiții derogatorii în scris prin act adițional.

1.3. Serviciile sunt furnizate exclusiv în regim comercial B2B (Business to Business), cu respectarea legislației muncii în vigoare din România și a normelor comunitare aplicabile.

2.1. Prestatorul se angajează să asigure, în funcție de pachetul contractual convenit, următoarele categorii de prestații profesionale:

• Configurarea și întreținerea nomenclatoarelor de pontaj (lucru ordinar, ore suplimentare, ture, învoiri, concedii de odihnă, medicale sau evenimente deosebite).
• Calculul automat al duratelor zilnice lucrate pe baza orelor efective de intrare și ieșire, precum și evidența normată la nivel de zi pentru activități specifice.
• Separarea automată a orelor suplimentare peste norma contractuală stabilită și aplicarea procentelor de spor convenite (ex. 75%, 100%).
• Monitorizarea alocării orelor pe proiecte și centre de cost, cu compararea consumului efectiv față de bugetul de ore aprobat.
• Gestiunea fluxurilor de solicitare, deducere și aprobare a concediilor, corelate automat cu calendarul oficial al sărbătorilor legale din România.

2.2. Prestațiile se desfășoară pe bază de bune practici din industrie, prin metode digitale și proceduri clare de validare comunicate responsabililor desemnați de Beneficiar.

3.1. Responsabilitățile Prestatorului:

• Auditul consistenței pontajelor: Verificarea regulată a integrității datelor înregistrate (depistarea anomaliilor de tip: ieșire anterioară intrării, depășiri ale duratei maxime zilnice de 12 ore, absența justificărilor pentru intervalele neacoperite).
• Verificarea suprapunerilor: Rularea filtrelor de control pentru prevenirea suprapunerii cererilor de concediu sau a pontajelor duble pe același angajat.
• Controlul trecerii de an calendaristic: Notificarea Beneficiarului cu privire la interdicția legală de a extinde o cerere de concediu peste noaptea de Anul Nou și necesitatea scindării perioadelor pe fiecare an fiscal.
• Raportarea abaterilor: Transmiterea lunară sau la cerere a rapoartelor de audit operațional care evidențiază discrepanțele dintre planificarea inițială și execuția efectivă.

3.2. Delimitarea răspunderii de audit: Auditul operațional exercitat de Prestator are caracter tehnic și procedural. Prestatorul nu exercită autoritate ierarhică asupra personalului Beneficiarului și nu verifică prezența fizică la locul de muncă, sarcina confirmării realității faptice aparținând șefilor de echipă și managerilor Beneficiarului.

4.1. Beneficiarul răspunde pe deplin pentru corectitudinea, legalitatea și oportunitatea datelor introduse în sistem (identificarea angajaților, contractele individuale de muncă, norma zilnică, costul orar aplicat, deciziile de aprobare a concediilor).

4.2. Beneficiarul are obligația de a desemna administratori și responsabili de proiect competenți, care să valideze periodic pontajele operative înainte de transmiterea acestora către departamentele de salarizare sau contabilitate.

4.3. În cazul constatării unor erori în rapoartele generate, Beneficiarul este obligat să notifice Prestatorul în termen de maximum 5 (cinci) zile lucrătoare de la primirea raportului respectiv, în vederea efectuării corecțiilor și verificării formulelor de calcul.

5.1. Prestatorul asigură asistență tehnică și consultanță operațională în zilele lucrătoare, de luni până vineri, în intervalul orar 09:00 – 17:00 (excluzând sărbătorile legale naționale).

5.2. Timpii contractuali de reacție pentru solicitările transmise prin e-mail sunt definiți după cum urmează:

• Incidente critice (blocaj total procesare / raportare lunară): Răspuns inițial în cel mult 4 ore lucrătoare; remediere în maximum 12 ore lucrătoare.
• Solicitări de asistență curentă (configurări noi, recalculări particulare): Răspuns și soluționare în termen de 24 – 48 de ore lucrătoare.
• Cerințe de dezvoltare sau integrare extinsă: Termen agreat punctual, în baza unui caiet de sarcini dedicat.

6.1. Ambele părți se obligă să păstreze confidențialitatea strictă a tuturor informațiilor de natură tehnică, financiară, comercială sau personală la care au acces pe parcursul derulării contractului și pentru o perioadă de 3 (trei) ani după încetarea acestuia.

6.2. Prelucrarea datelor de identificare ale angajaților (nume, funcție, date de contact, orar de muncă, concedii) se realizează exclusiv în scopul executării contractului de servicii, Prestatorul acționând ca persoană împuternicită de operator, în strictă conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Politica noastră de confidențialitate.

7.1. Tarifele serviciilor de consultanță și monitorizare sunt stabilite în oferta financiară sau în contractul individual de asistență, fie sub formă de abonament lunar raportat la numărul de salariați/proiecte monitorizate, fie la tarif orar de consultanță specializată.

7.2. Facturile se emit lunar, în primele 5 zile ale lunii următoare celei de referință, termenul de plată fiind de 15 zile calendaristice de la data emiterii, dacă părțile nu au convenit un alt termen expres.

7.3. Întârzierea la plată peste scadență atrage penalități de întârziere de 0,05% pe zi de întârziere din suma restantă și poate duce la suspendarea temporară a accesului la rapoartele consolidate până la stingerea datoriilor.

8.1. Prestatorul răspunde exclusiv pentru prejudiciile materiale directe cauzate Beneficiarului prin culpa dovedită în calcularea eronată a datelor transmise corect de către Beneficiar.

8.2. Răspunderea cumulată a Prestatorului pentru orice pretenție decurgând din derularea colaborării este limitată la valoarea onorariilor încasate de la Beneficiar în ultimele 3 (trei) luni anterioare producerii evenimentului generator de prejudiciu.

8.3. Prestatorul nu este răspunzător pentru: sancțiunile aplicate de autoritățile de inspecție a muncii generate de lipsa de conformitate a documentelor primare emise de Beneficiar, întârzieri cauzate de nefurnizarea la timp a pontajelor de către Beneficiar sau decizii arbitrare luate de conducerea Beneficiarului.

9.1. Colaborarea poate înceta prin acordul scris al părților, la expirarea termenului contractual, sau unilateral prin notificare scrisă cu un preaviz de minimum 30 de zile calendaristice.

9.2. Cazurile de forță majoră, probate conform legii, exonerează de răspundere partea care le invocă în termen de 5 zile de la producere.

9.3. Eventualele diferende apărute vor fi soluționate cu prioritate pe cale amiabilă. În caz de dezacord, competența de judecată aparține instanțelor judecătorești de la sediul Prestatorului din România.